Tusinder af byggesagspapirer er endelig blevet digitale

Morsø Kommune stod med en enorm opgave, da mere end 10.000 dokumenter skulle arkiveres digitalt. I dag er opgave løst af Special Minds IT 

Opgaven gav hovedbrud. Foran Danny Kristensen, gruppeleder i Teknik & Miljø i Morsø Kommune, lå et fysisk matrikelarkiv, bestående af tusinder af dokumenter over mere end 10.000 ejendomme i den nordjyske kommune.  

– Problemet var, at dokumenterne lå i papirform, og som så mange andre befinder vi os i Morsø Kommune et sted i dag, hvor vi helst vil have sådanne oplysninger digitaliseret, fordi det gør dem nemmere at tilgå, fortæller Danny Kristensen.   

Omfattende og kompleks 

Der var med andre ord tale om en opgave, som skulle løses på den ene eller anden måde, men Danny Kristensen havde svært ved at se, hvordan det i praksis skulle lade sig gøre.   

– Opgaven var ikke alene omfattende, den var også kompleks, fordi den både bestod i at scanne og navngive dokumenterne og placere dem efter den rette systematik, forklarer gruppelederen, for hvem det stod klart, at der var tale om en opgave af et sådant omfang, at den umuligt kunne lægges i hænderne på hans egne folk.    

– Det var ganske enkelt umuligt for vores egne medarbejdere at finde tid til at scanne og systematisere så mange dokumenter midt i den almindelige drift.    

Systematisk og fokuseret 

I Morsø Kommune begyndte man derfor at se sig om efter en ekstern samarbejdspartner, som på professionel vis kunne tage sig af scanningerne og den påkrævede systematisering. Valget faldt på Special Minds IT, der er vante til store datahåndteringsopgaver. Kort efter blev dokumenterne fragtet til Special Minds med sikker transport, og i dag står man i Morsø Kommune med en komplet digitalisering af det gamle papirarkiv. Undervejs kørte Danny Kristensen en dag til Aalborg for at se, hvordan IT-konsulenterne i praksis løste opgaven.  

– Det var imponerende – systematisk og fokuseret – og i dag står vi med en afsluttet opgave, som er blevet løst til perfektion, slutter han. 

Eksperter digitaliserer kommunens matrikelarkiv

Morsø Kommune samarbejder med den socialøkonomiske virksomhed Special Minds IT, om en digitalisering af de mange papirer i deres matrikelarkiv med ejendomssager. Det vil tage omkring et halvt år at gøre arkivet digitalt. Arbejdet vil give plads og gøre søgning i arkivet mere effektivt.

Arkivskabe bugner med byggesager i et stort rum hos Teknik og Miljø. Det kaldes ’Matrikelarkivet’, og her opbevares oplysninger om ejendomme på Mors. Kommunen har længe ønsket at få arkivet gennemgået og digitaliseret, og det er nu blevet muligt med hjælp fra virksomheden Special Minds IT. – “Det er de helt rigtige folk til opgaven, og det bliver virkeligt en stor hjælp for os. Det er et meget omfattende arbejde at scanne de mange papirer og gøre arkivet digitalt. Vi ville ikke selv have ressourcer til at klare opgaven med kommunens medarbejdere,” fortæller Danny Kristensen. Han er tovholder på projektet for Morsø Kommune.

Særlige evner

Special Minds IT er en socialøkonomisk virksomhed, som har mennesker med autisme ansat som konsulenter. Virksomheden er ekspert i at finde de særlige evner hos den enkelte og benytte disse evner optimalt. Dette gælder for eksempel til opgaver med IT. Virksomheden har blandt andet konsulenter med speciale i digitalisering via scanning. De skal stå for at scanne de mange papirer fra kommunens matrikelarkiv og få dem arkiveret elektronisk, så de hurtigt kan søges frem med en computer. Opgaven forventes at tage omkring et halvt år. – “En opgave som denne her er perfekt for nogle af vores konsulenter. For dem er det afstressende og terapi, mens det for mange vil være mere udfordrende og kedeligt efter et par timer. De er skarpe til at vurdere, hvordan indholdet skal arkiveres og har en stærk sans for struktur, og så har de erfaring fra lignende opgaver,” lyder det fra Orla Pedersen, som er erhvervschef hos Special Minds IT.

Flere fordele

Når opgaven er klaret kan kommunens medarbejdere lynhurtigt søge på forespørgsler på tegninger og forskelligt materiale omkring ejendoms-, kloak- og matrikelsager. Som det ser ud nu skal de gå ud i arkivet og stå og bladre i mapper for at lede efter sagerne. Ved en søgning på computeren kan de med det samme konstatere, om dokumenterne findes eller ej. Behovet er også stort for mere plads til medarbejdere i Teknik og Miljø. I stedet for at bygge nye dyre kvadratmeter, kan det store rum, som i dag huser arkivet, tages i brug til kontorer.

“Vi ser frem til samarbejdet med Special Minds IT. Det er en virksomhed, som giver nogle gode rammer, så deres dygtige medarbejdere kan bidrage med deres evner. Deres arbejde kan være med til at gøre os mere effektive og give mere plads, og det har en stor værdi for os“. Sådan siger Meiner Nørgaard, formand for Udvalget for Teknik og Miljø i Morsø Kommune.