80 timers rutineopgave løst på 20 timer

Fibertex Personal Care i Aalborg, der har over 700 medarbejdere på verdensplan, har på rekordtid fået opgraderet 1.000 instruksvejledninger. – Det er fantastisk med den ærekærhed og motivation hos Special Minds IT, fremhæver Torben Johansen, Fibertex

Hos Fibertex Personal Care i Aalborg stod man med det, som Torben Johansen, digital process consultant kalder en helt klassisk problemstilling i virksomheder:

– Vi skulle have løst en omfattende rutineopgave, men det tog lang tid, og vi fik det ikke gjort.

Fibertex Personal Care fremstiller såkaldt non-woven materiale til anvendelse i bl.a. bleer, hygiejne- og mundbind. Firmaet havde 1.000 worddokumenter, der skulle flyttes over i en ny skabelon i forbindelse med et skifte til nyt it- og ledelsessystem. Worddokumenterne med instrukser og politikker for arbejdsgange og kvalitetssikring skulle opgraderes.

Med Special Minds IT’s afdeling i Aalborg på banen blev migreringen løs på rekordtid.

– Vi havde estimeret, at hvert worddokument ville tage omkring fem minutter at flytte over i den nye skabelon. Sammenlagt ville det kræve omkring 80 timers effektivt arbejde. Pernille (Madsen, IT-konsulent, red.) fra Special Minds klarede opgaven på 20 timer, siger en mere end tilfreds Torben Johansen.

Vi kan ikke selv
I første omgang overvejede Fibertex, om det var en opgave, som de selv kunne løse med interne ressourcer. Svaret var et hurtigt nej.

– Det var en alt for stor og træls opgave. Dernæst drøftede vi, om vi skulle få en udvikler på opgaven, men vi kunne se, at det hurtigt ville blive omkostningstungt, og hver gang der ville være en afvigelse i dokumenterne, skulle vi håndtere det, siger Torben Johansen, der også overvejede en studentermedhjælper.

– Men det gik vi hurtigt fra. Det er vores kvalitetsdokumenter, og vi skulle være helt sikre på, at alt blev gjort med brug af de rette kompetencer.

”

De har IT-konsulenter, der kan nyde at gøre det samme 80 timer i træk, og de er samtidig ekstraordinært detaljeorienterede. En rutineopgave, som vi andre kører trætte i, kan de arbejde på med samme motivation, og uden de slækker på kvaliteten.

Torben Johansen, digital process consultant, Fibertex Personal Care

”

Vi har fået løst et konkret problem på glimrende vis og  hurtigere end forventet. Det er god forretning at løse opgaverne mest effektivt, og det passer os samtidig rigtig godt at vi samarbejder med en social økonomisk virksomhed.

Morten Petri Frandsen, Global IT Director, Fibertex Personal Care

Sjældent detaljefokus
Torben Johansen, der i forvejen kender Special Minds, var ikke i tvivl om, at de var de rette til den tunge datahåndteringsopgave.

– De har IT-konsulenter, der kan nyde at gøre det samme 80 timer i træk, og de er samtidig ekstraordinært detaljeorienterede. En rutineopgave, som vi andre kører trætte i, kan de arbejde på med samme motivation, og uden de slækker på kvaliteten.

Hurtig test af samarbejde
Fibertex blev hurtigt enige med Special Minds i Aalborg om at lade en af deres IT-konsulenter lave en test på tre timer til en fast timepris. Der blev udarbejdet en guide med 7-8 punkter, og efter et hurtigt teamsmøde var IT-konsulenten Pernille Madsen, klar til at tage fat.

– Hun var lynhurtig til at fange opgaven. Faktisk bemærkede hun en lille detalje med forkert sidetal på vores fremviste eksempel, og hun spurgte, om hun skulle rette det. Allerede der kunne jeg se, at det var det rigtige valg, siger Torben Johansen.

Fibertex havde regnet sig frem til, at det ville være en succes, hvis IT-konsulenten kunne migrere 36 dokumenter på de tre timer.

– Hun flyttede over 50 på de tre timer, så det var langt hurtigere, end vi havde regnet med.

Opgaven kom i hænderne på Pernille, og efter 20 timer, var hun i mål med det, de havde troet ville tage 83 timer.

– Det er fantastisk med den ærekærhed og motivation hos Special Minds IT på en sådan type opgave.

En glad IT-direktør
Derfor er det også en særdeles tilfreds Morten Petri Frandsen, Global IT Director hos Fibertex Personal Care, der ser på samarbejdet med Special Minds IT:

– Vi har fået løst et konkret problem på glimrende vis og  hurtigere end forventet. Det er god forretning at løse opgaverne mest effektivt, og det passer os samtidig rigtig godt at vi samarbejder med en social økonomisk virksomhed, siger IT-direktøren og fortsætter:

– Vi kommer til at skabe flere samarbejder med Special Minds, når vi har den type opgaver. Udover at løse nogle konkrete udfordringer vi har stået med, så passer det godt ind i vores kultur og vores CSR-fokus at have øje for den type muligheder for god forretning.