Scanning og digitalisering

Drømmer I om, én gang for alle, at få ryddet op i jeres arkiv og få foretaget en effektiv og fejlfri digitalisering?

Special Minds IT er specialister i at udføre opgaven for landets kommuner, store virksomheder og organisationer, og vi er klar til at tage imod jeres arkiv og sikre en optimal proces fra A-Z.

Vi hjælper jer sikkert, og med stort overblik, gennem hele processen:

 

  • Rådgivning og opbygning af digital systematik
  • Vi modtager med sikker fragt hele jeres arkiv
  • Sikker opbevaring af jeres arkiv under arbejdet
  • Effektiv procedure for hastesager
  • Optimal persondatasikkerhed, herunder overholdelse af GDPR-krav
  • Kategorisering af dokumenter
  • Scanning til ftp eller upload til jeres eget system
  • OCR-scanning
  • Makulering og certificeret bortskaffelse

Eksempler på opgaver

  • 250 meter matrikelarkiv inkl. A0-tegninger for Morsø Kommune
  • 100 flyttekasser med sagsmapper for Kolding Kommune PPR
  • 12.000 personalemapper for Falck
  • Metadata for tegningsarkiv, Aarhus Vand
  • Lejemapper for boligforeninger

Sådan kommer du i gang med samarbejdet

Vi laver en samlet pakke til jer, som består af:

Scanning og Digitaliseringspakke

  • Intro-workshop med afdækning af opgaven
  • Sortering og kategorisering
  • Scanning
  • Makulering
  • Levering af digitalt arkiv

Prisen beregnes på den enkelte opgave

Kontakt os

Orla Pedersen
Udviklingschef / CTO

Email: ope@specialminds.dk
Tel: 30 84 45 37

Referencer

Det er de helt rigtige folk til opgaven, og det er virkelig en stor hjælp for os. Det er et meget omfattende arbejde at scanne de mange papirer og gøre arkivet digitalt. Vi ville ikke selv have ressourcer til at klare opgaven.

Danny Kristensen, tovholder på projektet for Morsø Kommune.

Eksperter digitaliserer kommunens matrikelarkiv

Morsø Kommune samarbejder med den socialøkonomiske virksomhed Special Minds, om en digitalisering af de mange papirer i deres matrikelarkiv med ejendomssager. Det tager omkring et halvt år at gøre arkivet digitalt. Arbejdet skaber mere fysisk plads og gør det nemmere og mere effektiv at søge i arkivet.

Læs mere

Arkivskabe bugner med byggesager i et stort rum hos Teknik og Miljø. Det kaldes ’Matrikelarkivet’, og her opbevares oplysninger om ejendomme på Mors. Kommunen har længe ønsket at få arkivet gennemgået og digitaliseret, og det er nu blevet muligt med hjælp fra virksomheden Special Minds IT. – Det er de helt rigtige folk til opgaven, og det bliver virkeligt en stor hjælp for os. Det er et meget omfattende arbejde at scanne de mange papirer og gøre arkivet digitalt. Vi ville ikke selv have ressourcer til at klare opgaven med kommunens medarbejdere, fortæller Danny Kristensen. Han er tovholder på projektet for Morsø Kommune.

Særlige evner

Special Minds IT er en socialøkonomisk virksomhed, som har mennesker med autisme ansat som konsulenter. Virksomheden er ekspert i at finde de særlige evner hos den enkelte og benytte disse evner optimalt. Dette gælder for eksempel til opgaver med IT. Virksomheden har blandt andet konsulenter med speciale i digitalisering via scanning. De skal stå for at scanne de mange papirer fra kommunens matrikelarkiv og få dem arkiveret elektronisk, så de hurtigt kan søges frem med en computer. Opgaven forventes at tage omkring et halvt år. – En opgave som denne her er perfekt for nogle af vores konsulenter. For dem er det afstressende og terapi, mens det for mange vil være mere udfordrende og kedeligt efter et par timer. De er skarpe til at vurdere, hvordan indholdet skal arkiveres og har en stærk sans for struktur, og så har de erfaring fra lignende opgaver, lyder det fra Orla Pedersen, som er erhvervschef hos Special Minds IT.

Flere fordele

Når opgaven er klaret kan kommunens medarbejdere lynhurtigt søge på forespørgsler på tegninger og forskelligt materiale omkring ejendoms-, kloak- og matrikelsager. Som det ser ud nu skal de gå ud i arkivet og stå og bladre i mapper for at lede efter sagerne. Ved en søgning på computeren kan de med det samme konstatere, om dokumenterne findes eller ej. Behovet er også stort for mere plads til medarbejdere i Teknik og Miljø. I stedet for at bygge nye dyre kvadratmeter, kan det store rum, som i dag huser arkivet, tages i brug til kontorer.
 “Vi ser frem til samarbejdet med Special Minds IT. Det er en virksomhed, som giver nogle gode rammer, så deres dygtige medarbejdere kan bidrage med deres evner. Deres arbejde kan være med til at gøre os mere effektive og give mere plads, og det har en stor værdi for os“. Sådan siger Meiner Nørgaard, formand for Udvalget for Teknik og Miljø i Morsø Kommune.

Falck

Da Falck stod overfor en stor opgave med at digitalisere alle ejendomsmapperne for de 130 Falck-stationer i Danmark, valgte de Special Minds IT til at hjælpe.

 

Læs mere

Aftalen blev indgået i slutningen af marts 2017 uden angivelse af en deadline. Man lavede et estimat på tidsforbrug pr. mappe og ville løbende følge op på fremdriften på opgaven.

Det viste sig dog hurtigt, at estimatet ikke holdt – opgaven blev klaret langt hurtigere end forventet.

Falck og Special Minds IT havde aftalt forhold omkring løbende transport af mapperne mellem de to virksomheder, og den gode relation mellem Ida og Jonna betød også, at de to selv koordinerede, så der hele tiden var materiale tilgængelig efterhånden som opgaven skred frem. Og når der var brug for dokumenter i en ejendomsmappe, mens den var hos Special Minds IT, kunne Ida lynhurtigt finde den frem og sende det til Jonna.

Opgaven blev afsluttet i starten af januar 2018 og med en kundetilfredshedsevaluering på et stort 10-tal, den højest mulige score.

Det gode samarbejde mellem Falck og Special Minds forsætter med en lignende opgave med digitalisering af alle Falcks 12.000 personalemapper.

Jeg har haft et rigtig godt samarbejde med Special Minds IT. De leverer et flot, punktligt og effektivt arbejde.

Jonna Nielsen, Falck.

De er ekstremt hurtige og dygtige til at forholde sig til, hvordan selv den største opgave skal løses, og hvordan den bliver sat i gang.

Brian Lundgaard, daglig leder, psykologerne i Kolding Kommune.

Scanning af tusindvis af dokumenter

Kolding Kommunes PPR-afdeling har fået scannet hele deres arkiv fra 2001 og gjort det elektronisk. De glæder sig over, at de helt problemfrit kunne outsource opgaven.

Læs mere

”Gnidningsfrit og til punkt og prikke”

Kolding Kommune stod med et kolossalt PPR-arkiv, der talte 100 flyttekasser med papirer, som skulle sorteres og scannes. Opgaven blev lagt i hænderne på Special Minds IT, som løste den med en næsten ”usynlig” effektivitet

I Kolding Kommunes PPR-afdeling stoppede de med at tælle flyttekasserne med papirer, da de nåede til 100. Papirjournaler, der gik helt tilbage til 2001, skulle scannes og arkiveres elektronisk. Opgaven var enorm. Men den skulle løses – allerhelst så effektivt som muligt – og samtidig efter en fremgangsform, der var i overensstemmelse med arkivloven.

Special Minds IT med afdeling i Kolding blev købt ind til opgaven. Hos PPR var man nemlig klar over, at en it-virksomhed med autismeprofiler i medarbejderstaben ville være den bedst kvalificerede til en så omfattende scanningsopgave.

– Opgaven er blevet løst gnidningsfrit og til punkt og prikke, siger Brian Lundgaard, souschef og daglig leder for psykologerne i Kolding Kommune.

Han spoler tiden cirka halvandet år tilbage, hvor han første gang greb fat i Special Minds IT og præsenterede dem for det, der umiddelbart lignede en uoverstigelig opgave.

– Udover at der var tusinder af dokumenter, som skulle håndteres, så var dokumenterne også meget forskellige, så i første omgang drejede det sig om at få gennemgået hele opgaven og lavet en manual over de forskellige dokumenttyper, fortæller Brian Lundgaard.

Hjem til Aarhus

Opgaven stillede indledningsvis store krav til kategoriseringen, og her oplevede Brian Lundsgaard, at de skarpe hjerner fra Special Minds IT tilførte et ekstra niveau.

– Effektiviteten var skyhøj fra Special Minds IT’s side, og de kom lynhurtigt ind i opgaven. Det har virkelig været eksemplarisk arbejde, siger Brian Lundgaard.

Samtlige dokumenter blev fragtet til Special Minds IT’s hovedkvarter i Aarhus, hvor de blev opbevaret forsvarligt i aflåste sikkerhedsrum, og it-konsulenterne tog nu fat på scanningen.

– I de sidste mange måneder kørte arbejdet usynligt for mig – det har bare kørt helt af sig selv. Når man tænker på, at konsulenterne i halvandet år har siddet fem dage om ugen med bjerge af papirer, så er det ret utroligt, at de har kunnet løse opgaven så selvstændigt, som det har været tilfældet, siger Brian Lundgaard.

Nogle helt særlige kompetencer

Brian Lundgaard understreger i den sammenhæng, at han på intet tidspunkt har været betænkelig ved at samarbejde med en it-virksomhed, hvoraf en del af medarbejderne har en autismeprofil. Tværtimod.

– Det har været helt uproblematisk, og jeg kan ikke pege på nogen fejl eller mislyde overhovedet, siger Brian Lundgaard og tilføjer, at det for hans eget vedkommende har været en fordel, at han har en baggrund som psykolog.

– Jeg vidste godt, at vi ville komme til at arbejde med nogle mennesker, som har nogle helt særlige kompetencer – på den gode måde.

Ekstremt hurtige og dygtige

Brian Lundgaard vil helst ikke komme med budskaber, som skal søge at overbevise andre kommuner eller virksomheder om, at det betaler sig at samarbejde med mennesker med en autismeprofil. Kompetencerne taler for sig selv, fremfører han.

– De er ekstremt hurtige og dygtige til at forholde sig til, hvordan selv den største opgave skal løses, og hvordan den bliver sat i gang. Derudover er de så arbejdsomme, hvilket også er årsagen til, at opgaven i Kolding blev løst indenfor tidsfristen, slutter Brian Lundgaard.