5 gode råd til boligselskabers klargøring af data

Den nye LER 2.0-standard stiller store krav til boligselskabers tilgængeliggørelse af data, som vi er eksperter i at fikse

I stort set alle private og offentlige virksomheder er det en stor udfordring at leve op til de krav, der stilles til håndtering af data. Det gælder i høj grad også for boligselskaber.

Som boligselskab mærker I det bl.a. med den nye LER 2.0-standard, som Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering (SDFE), har sat i værk.

Flere og flere boligselskaber spørger, hvad standarden helt konkret betyder i forhold til data, og hvad de skal stille op. De svar får du her.

Hvad vil SDFE med boligselskaberne?

Kort og godt så vil Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering sikre, at data over landets infrastruktur er tilgængeligt. Det gør de bl.a. med LER 2.0-standarden. LER er en forkortelse for ’Ledningsejerregistret’.

Som boligselskab er I eksempelvis ansvarlig for at kunne fremvise tegninger over kloaker og forsyningsledninger, når der skal udføres arbejde i jeres afdelinger. Tegningerne er i nogle tilfælde fysiske papirer i arkiver. Andre er måske digitaliseret, men ikke nødvendigvis sorteret eller kategoriseret tilstrækkeligt.

Det skal I få gjort noget ved!

Senest 30. juni 2023 (kilde), er der således krav om, at I som boligselskab kan udlevere data i bestemte formater og med en deadline på to timer. Tidligere hed deadline det fem dage. Det kan for eksempel være fremskaffelse af tegninger over ledningsnet og kabler til entreprenøren, som skal til at i gang med en udgravning.

Her er kravene til jeres data

SDFE arbejder ud fra frem faste principper, der skal sikre gode tilgængelige data:

Data skal kun indsamles én gang
Data skal vedligeholdes, hvor det gøres mest effektivt
Det skal være let at få overblik over, hvilke data og tjenester, der findes
Data skal kunne anvendes sammen, uanset hvor de kommer fra
Der skal være gode betingelser, der sikrer, at data kan blive brugt af mange i mange sammenhænge

Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering har ansvaret for LER og er i øjeblikket i gang med en omfattende digitalisering af registret (LER 2.0), som skal sikre en endnu mere smidig udveksling af oplysninger.

Det betyder, at alle ledningsoplysninger skal være digitaliseret inden juli 2023. Ledningsoplysninger bliver samtidig standardiseret, så de nemt kan tilgås og vises i kortviser eller som datafil. Herefter vil ledningsoplysninger kunne leveres på forespørgsel på blot to timer.

5 hurtige råd til boligselskaber for at have data klar til brug:

skab et klart overblik over hvilke data,
I har brug for i aktiv brug

arbejd digitalt – væk med alle papirer, da det er ineffektivt
og ikke GDPR-compliant

skab ensretning, så alle de forskellige
datakilder samkøres

gennemgå de data I udstiller – fx på “Min side” eller lignende
– for data der ikke skal udstilles, fx. CPR-nr.

tag stilling til om der er data,
der helt skal slettes/makuleres

Få jeres data klar til brug nu
Hvis ikke I er allerede er i gang med at få jeres data gjort klar til de nye formater og kravet om den hurtige levering, anbefaler vi jer at komme i gang nu. Det er en oprydning som tager tid.

Når I tager fat på opgaven, er det samtidig helt oplag at få ryddet op i andre grunddata, så I en gang for alle får styr på jeres data og opnår den digitaliseringsgrad, som I ønsker.

Udfordringerne kan være

lejemapper, som I mangler det komplette overblik over
data fra forskellige kilder og formater på grund af fusioner
data, som skal vaskes, valideres, sammenholdes og opdateres til tilgængelige filformater, så I kan tilgå dem fra ét samlet sted, fx nødvendigt ved implementering af nye systemer eller ved opdatering, der kræver en migrering af data.

Og ja, vi er klar!
…vi lader jer selvfølgelig ikke i stikken. Oprydning i og klargøring af data er krævende, og vi gætter på, at I ikke har medarbejdere, som I kan trække ud af deres vante arbejdsopgaver for at lave dataoprydning. Da det også er en tung opgave med tusindvis af gentagelser, gætter vi også på, at det ikke er en drømmeopgave.

Og det er her, at vi kommer ind i billedet. Vores IT-konsulenter har autismeprofil, og det betyder, at de med stor dedikation går til opgaver, hvor der er brug for udtalt systematik og præcision, og fejlfri levering ved gentagent arbejde.

Vi har specialister til datahåndtering, når I skal: